Dış Kaynaklı Proje Süreçleri Yönetim Sistemi
Sağlık Ö. (Yürütücü), Özdemirci F., Özel N., Yalçınkaya B., Kutlutürk L., Saydam V.
Kurumsal faaliyetler sonucunda oluşan belgeler, sorumluluklar, haklar ve yükümlülükler içerdiklerinden gerçekleştirilen faaliyetlerin birer temsilcisi olarak kabul edilirler. Bu özellikleri aynı zamanda onlara delil değeri kazandırmaktadır. Bu değerin belgelerin üretiminden imhasına kadar korunması gerekir. Böylece belgeler, toplumların oluşumuna kaynaklık ederek devamlılığını sağlar. Delil değerinin korunması için belgelerle yoğun çalışan hukuk, diplomatik ve arşivcilik gibi disiplinler çeşitli yaklaşımlar getirmiştir. Bu yaklaşımlar, güvenilirlik çalışmaları başlığında kavramsallaştırılmaktadır. Güvenilirlik, bir hususun kendisinden beklenen niteliklere sahip olması olarak ifade edilebilir. Başka bir deyişle güvenilir bir belge, sahip olması gereken nitelikleri üretiminden imhasına kadar olan süreçte korumuş olanlardır. Hâliyle güvenilirlik, belgeleri diğerlerinden ayırmaya yarayan içerik, düzenleyen ve kontekst gibi türe özel karakter özelliklerine sahip olunması ve bunların her dönem ilk oluştuğu gibi korunmasıyla son derece ilişkilidir. Özgünlük, bütünlük ve kullanılabilirlik gibi belgelerin delil değerine esas teşkil eden bu özniteliklerin belgelerin üretiminden itibaren başlayıp arşivlendikten sonra da korunması gerekir. Ancak elektronik ortamın doğası, gerekli önlemler alınmadığı takdirde belgelerin güvenilirliğinin korunamamasına neden olmaktadır. Örneğin kompakt diskler yeni formatlara aktarılmazsa içerisindeki belgeler bozulma riskiyle karşılaşabilir. Benzer şekilde saklama için bir kez yazılabilir çok kez okunabilir disklerin kullanılması önerilmekte, kullanılan cihazların teknolojik ömrü dolmadan yenilenmesi tavsiye edilmektedir. Aksi takdirde, belgedeki hak, yetki ve sorumluluklar açığa çıkarılamayacak ve bu belgeler geleceğe ışık tutamayabilecektir. Teknolojik yeniliklere uyum sağlayamama olarak adlandırılabilecek bu gibi risklerin yanı sıra, belgenin ait olduğu fonksiyonu belirleyememe, belgeyle ilişkili olduğu diğer belgeler arasındaki organik bağı kuramama gibi problemler de belgelerdeki hak, yetki ve yükümlülüklerin ortaya konulamayarak güvenilirliğin korunamamasına neden olabilecek sorunlardandır. İşte bu sorunlarla karşılaşmamak için elektronik belgelerin yönetiminde benimsenecek kuralların belirlenmeli ve hangi durumda ne yapılacağı önceden kararlaştırılmalıdır. Çünkü arşivlenecek elektronik belgelerin koşulları, belge arşive devredildiğinde değil üretildiğinde başlamaktadır. Kamu kurum ve kuruluşlarında sağlıklı bir elektronik belge yönetiminden bahsedilmek için ihtiyaç duyulan kriterler, daha belgeler üretilmeden belirlenerek devreye alınmalıdır. Aksi takdirde bir hak, yetki veya yükümlülük içererek delil değerine sahip olan, Türkiye’nin geçmişine dair önemli bilgiler içererek geleceğine ışık tutan ve Türk milletinin devamlılığını sağlayan arşivlik elektronik belgelerin varlığı tehlikeye girecektir. Türkiye’deki kamu kurum ve kuruluşlarında kullanılan elektronik belge yönetim sistemlerinde oluşan yazışma tipi belgeler için güvenilirlik kriterlerine yönelik çalışmalar görülse de fotoğraf, video ve sesli kayıt gibi görsel-işitsel malzemeler, elektronik postalar, sosyal medya kayıtları ve web siteleri ile veri tabanları gibi diğer belge türleri için güvenilirlik kriterlerinin incelenmesine duyulan ihtiyaç henüz giderilmiş değildir. Bu projenin amacı kamu kurum ve kuruluşlarında oluşan farklı format ve türdeki arşivlik elektronik belgelerin güvenilirliğinin korunmasına ilişkin hangi kriterlerin benimsenebileceğini analiz etmek ve belge ve arşiv yönetimini yönlendiren kurumların bu belgelerin güvenilirliğinin korunmasındaki rollerini incelemektir. Bunun için kurumlarda araştırma yapılarak, konuyla ilgili bilimsel ve akademik yayını bulunan uzmanlarla görüşülecektir. Aynı zamanda belge ve arşiv yönetimini düzenleyen kurumlarda çalışan uzmanlarla görüşmeler gerçekleştirilecektir. Böylece Türk milletinin gelecekteki hafızasını oluşturacak elektronik belgelerin güvenilirliğine yönelik kriterler ortaya konulacaktır. Projede beş araştırmacıyla birlikte beş bursiyer görev yapacaktır. Bursiyerlerin doktora öğrencilerinden seçilmesine öncelik verilecektir. Bu beş bursiyer, projenin konusundaki farklı belge türlerinin güvenilirliğine yönelik doktora tezleri yapacaktır. Böylece hem akademinin hem de uygulama sahasının ihtiyaç duyduğu personeller yetiştirilecektir. Bunun yanı sıra, konuyla ilgili makaleler ve kitapların yayınlanması beklenmektedir. Proje sonuçları, Ulusal Arşiv Stratejisi gibi bir politika dokümanına da kaynaklık edebilecektir.